¿Qué es un plan de formación?

Como concepto básico y general, podemos definir el plan de formación como el conjunto de actividades que tiene como finalidad modificar los conocimientos y las habilidades de las personas. Toda actividad formativa debe comportar un cambio en la persona que la recibe. Si elaboramos el plan de formación en el contexto empresarial, deberemos establecer los mecanismos necesarios para medir el impacto de esta inversión en nuestra organización. Más adelante detallaremos aquellos aspectos de no debemos descuidar.

Como todas las áreas de gestión de la empresa, los departamentos de Recursos Humanos también deben innovar en sus modelos de gestión. Así, conceptos tradicionales de formación y desarrollo se han visto desplazados por conceptos nuevos como upskilling (enseñar nuevos conocimientos y habilidades a un trabajador) y reskilling (reciclaje profesional para adaptar al trabajador a un nuevo puesto de trabajo). También se ha evolucionado de manera rápida, y cada vez más debido a la implantación del teletrabajo en muchas empresas, en las metodologías utilizadas para llevar a cabo el plan de formación. Las tradicionales sesiones magistrales en aula no han desaparecido, pero cada vez es más frecuente la introducción de recursos alternativos como webinars, formación online, etc. Existen multitud de LMS (Learning Management System, o herramientas de gestión del aprendizaje) que nos ayudarán a gestionar la formación de manera eficiente. Por citar algunos ejemplos, los más utilizados son Moodle, Edmodo, Blackboard o SuccessFactors.

¿Qué debe contemplar el plan de formación?

Existen una serie de fases que deberemos tener en cuenta cuando desarrollemos nuestro plan de formación:

1. 1. Análisis y detección de necesidades

2. 2. Elaboración del plan formativo

3. 3. Comunicación del plan de formación

4. 4. Seguimiento

5. 5. Evaluación

Si bien todas estas fases son de gran importancia, si queremos implantar de manera exitosa nuestro plan de formación, las que requerirán más esfuerzo y dedicación serán, lógicamente, las de detección de necesidades y la de elaboración del plan. En nuestro curso de Gestión del Conocimiento te explicamos cómo desarrollar cada una de estas fases de manera efectiva.

La evaluación de la formación acostumbra a ser el gran olvidado. Se trata de un error tan común como importante. Si no somos capaces de medir aquello que hacemos difícilmente podremos valorar su utilidad. Si invertimos tiempo y dinero en formar a nuestros empleados en aquello que pensamos que mejorará su rendimiento y, en consecuencia, incrementar el volumen de negocio de la compañía, pero no dedicamos recursos a saber si nuestra inversión resulta rentable, podemos adivinar que nuestro trabajo como responsables del área de formación está incompleto. El profesor Donald Kirkpatrick elaboró un modelo de avaluación donde se miden cuatro dimensiones distintas, todas ellas importantes:

1. 1. Nivel de satisfacción de los participantes

2. 2. Adquisición de conocimientos

3. 3. Grado de transferencia al puesto de trabajo

4. 4. Nivel de impacto en los resultados de la organización

Resulta lógico pensar que a medida que avanzamos en las dimensiones de medición las métricas se vuelven menos evidentes.

Evolución de los planes de formación:

Si bien partimos de que la fase de análisis y detección de necesidades es crucial para la definición del plan de formación, también es verdad que la fase de elaboración del propio plan cada vez más se está flexibilizando. Esta flexibilización consiste en dejar a la libre elección de los empleados la realización de determinados contenidos formativos. Pongamos un ejemplo. Pensemos en un sector con una alta regulación derivada de la propia actividad. Nos encontraremos con algunas temáticas que serán de obligado cumplimiento. En estos casos todos los empleados afectados por la regulación deberán realizar la formación. Por el contrario, habrá otros aspectos que serán propios de desarrollo. Es aquí donde las empresas empiezan a flexibilizar el plan. Por ejemplo, el área de RRHH de un banco deberá asegurarse de que todos sus empleados reciben formación en materia de prevención de blanqueo de capitales, formación impuesta por el banco de España derivada de su actividad económica. La flexibilidad llega con el desarrollo de las soft skills. Este desarrollo, cada vez más, se deja a la libre elección de cada empleado. Con un LMS y un buen sistema de people analytics, podremos determinar cuáles son aquellos empleados preocupados en su crecimiento profesional. Esta práctica nos ayudará a desarrollar otras políticas como la gestión del talento y los planes de carrera.

No olvidemos que el plan de formación es uno de los factores que nos convierten en una empresa atractiva para el talento ajeno a nuestra organización. Es uno de los elementos que mejoran nuestro employer branding.